De Project Start Up – De opstap naar een geoliede samenwerking
“Arjen komt de vergaderruimte binnen. Een bekertje met een restje koude koffie van de dag ervoor staat op tafel. Op de flip-over staan wat slordige schema’s en aantekeningen van een vorige vergadering. Dit is de eerste dag dat zijn projectteam bij elkaar komt. Arjen is de projectleider. Een aantal collega’s zijn er al. Terwijl hij de beamer opstart komt iemand bellend binnen, anderen hebben hun laptop open geklapt om nog even wat mailtjes te beantwoorden. Dan neemt Arjen het woord en presenteert een zijn slides over het project. Er zijn veel vragen en de ene discussie buitelt over de andere. Wat jammer dat de opdrachtgever er vandaag niet bij is, bedenkt Arjen zich. Het lukt maar niet om met het team duidelijke afspraken te maken en om een punt écht af te ronden. Vijf minuten na de afgesproken eindtijd verontschuldigt iemand zich dat hij nu toch echt weg moet en zo druppelt de vergaderzaal langzaam weer leeg. Daar staat hij dan, in een verlaten ruimte, tussen lege koffiebekertjes en volgeschreven flip-over-vellen. Hij rolt het papier op en neemt het mee. Na een week bekijkt hij ze weer, hier kan hij geen wijs meer uit worden. Een gevoel van chaos overspoelt hem. Moet hij nu hieruit de acties en een planning destilleren? Geschrokken wordt hij wakker, 6:58 op zijn wekker”.
Dit is een situatie die vaker voorkomt dan menigeen lief is. En dat bij de Project Start-up! Het project van Arjen lijkt na een week al wankel.
Steeds meer projectmanagers, en zeker de meer ervaren projectmanager, maakt de keuze de taken tijdens de PSU-bijeenkomst te splitsen door een facilitator bij de PSU te betrekken. De facilitator heeft de taak om toe te zien op het proces tijdens de PSU. Deze kan ervoor zorgen dat de meningsvorming en de discussies gestructureerd verlopen, dat elk punt wordt afgerond met conclusies en vervolgafspraken en dat de tijd goed bewaakt wordt. Hierdoor hoeft onze Arjen zich vandaag daar even niet om te bekommeren en zich kan hij zich volledig focussen op de inhoud van het komende project.
Als facilitator heb ik na het verzorgen van diverse PSU bijeenkomsten een vijftal tips & tricks hoe het betrekken van een facilitator bij de PSU het eerste Project Succes maakt. Ik wil ze graag met je delen.
Plan de discussies, voer ze nog niet. Richt je bij een PSU op het plannen van de discussies die moeten gaan plaatsvinden. Stap niet in de valkuil om al tijdens de PSU alles op te willen lossen.
Een PSU is vooral een opstap naar een effectieve samenwerking en gaat daarom niet alleen over de deliverables, scope en planning, maar juist ook over de samenwerking. Wellicht ken je de fases van Tuckman: team forming, storming, norming, performing, adjourning. Een PSU is vroeg in het proces. Denk niet dat je na de PSU meteen aan ‘performing’ toe bent. Er zullen nog wel wat hordes genomen moeten worden voordat mensen lekker samenwerken. ‘Iedereen in zijn kracht zetten’ wordt zo gemakkelijk gezegd, maar hoe doe je dat nou echt? Wat kan helpen is om het tijdens de PSU ook te hebben over de manier waarop mensen graag samenwerken. Kijk eens terug naar eerdere projecten en wat daarin succes- en faalfactoren waren. Gebruik die inzichten in het huidige project.
Zodra je de ruimte binnenkomt weet je al ‘Dit wordt niet zomaar een vergadering, maar hier wordt iets van mij verwacht’. Muren met flip-overs, stiften, stoelen in een andere opstelling, geen beamer aan, maar zelf aan de slag. Alles, inclusief de ruimte en het programma, helpt om de teamleden in de mindset te krijgen dat het gaat om hun input. De projectleider is niet alwetend, hij heeft juist het team nodig om tot goede ideeën, oplossingen en realistische planningen te komen. Gebruik die kennis van het team. Het is de kunst om iedereen in de positie te brengen waarop ze zich uitgenodigd voelen om hun expertise in te zetten.
‘Fail faster, succeed sooner’, kom er zo vroeg mogelijk in het project achter als je andere verwachtingen hebt van het project. Tijdens de PSU kunnen je de verwachtingen afstemmen, zodat je allemaal hetzelfde doel en dezelfde scope voor ogen hebt.
Zorg ervoor dat de volgende stap helder is. Aan het eind van de PSU ga je naar huis met een overzicht: wie doet wat wanneer. Plan, zodra je de PSU plant ook alvast een tweede meeting, binnen max 2 weken na de PSU, om de onderwerpen te bespreken die niet bij de eerste PSU opgelost kunnen worden. Op die manier voorkom je dat de tweede meeting lang op zich laat wachten door al volgelopen agenda’s.
Begin hier met schrijven. U kunt afbeeldingen en video's toevoegen door op de pictogrammen bovenaan te klikken.
